Catalogación
Inventariar y catalogar el patrimonio histórico-documental que custodiamos es una labor sin la cual no podemos poner al servicio de la sociedad los fondos que componen el Fondo de Fotografía Histórica de la FEDAC. Un trabajo que debe permitir ordenar y localizar con facilidad, rapidez y eficacia la información que el usuario nos solicite, al tiempo que documentarla debidamente.
Las bases de datos informáticas son un instrumento adecuado para obtener estos fines; sin embargo es preciso conocer qué tipo de información se va a suministrar, las características de la misma y las vías más sencillas para hacer asequible la información al usuario final. Si desconocemos estas cuestiones cualquier instrumento que empleemos, por más sofisticado que sea el programa informático, acabará convirtiéndose en una herramienta engorrosa que no sólo dificultará el acceso a la información sino que acabará consumiendo más y más recursos humanos y materiales en la institución de que se trate.
Atendiendo a este criterio hemos diseñado la estructura de una base de datos que, a la vez que sencilla e intuitiva en su uso, nos permita abarcar y gestionar la información relevante de la documentación gráfica que gestionamos y ponerla a disposición de la sociedad. Para ello hemos utilizado una de las bases de datos que oferta el mercado informático adaptándola a nuestras necesidades, con una estructura de campos que se insertan en una serie de tablas que permiten mantener la independencia de los datos respecto al programa informático que empleemos para su gestión. El menú inicial de nuestra base de datos es el que se observa en el cuadro inserto y permite tres grandes opciones.
La extracción de consultas temáticas y geográficas a partir de una serie de palabras claves-descriptores que organizan la información gráfica en función de su contenido icónico. A partir de este cuadro de diálogo podemos seleccionar las fotografías hasta confeccionar unidades de información gráfica –los álbumes temáticos-.
Hay que comprender la complejidad de la fotografía en sus diversos y variados ángulos de análisis e interés. Como objeto complejo por su propia naturaleza físico-química –considerada como artefacto-, por la inabarcable variedad de la información icónica que suministra –considerada como documento gráfico-, por la diversidad de estilos y autores –considerada como objeto artístico- ,…
Esta complejidad intrínseca a la fotografía se expresa lógicamente en las características que deben reunir las bases de datos con las que vayamos a materializar el inventario y catalogación de nuestros fondos. No todos los aspectos son abarcables, necesariamente hay que seleccionar los principales centros de interés en torno a los cuáles focalizar la catalogación. Fotógrafos, nacionalidad, datación cronológica, geográfica y temática, técnica, soportes, dimensiones,… son sólo algunos de los campos que podrían ocupar partes de la estructura de una base de datos de fotografía histórica.
La segunda opción de nuestro menú es la que nos presenta la ficha catalográfica que empleamos para ir documentando las fotografías que componen el fondo de fotografía histórica de la FEDAC.
El inventario y catalogación sólo cobra sentido cuando es para poner la información al servicio de la sociedad que la ha generado y que contribuye a mantener vivo este patrimonio histórico-documental que custodiamos. Por ello el menú de nuestra base de datos nos ofrece una tercera opción que permite seleccionar la información y confeccionar álbumes temáticos de fotografía histórica de Canarias para posteriormente alojarnos en nuestra página Web y que cualquier usuario pueda acceder a conocer este patrimonio.
